河北省慈善总会档案管理办法

发布日期：2025-02-12

河北省慈善总会档案管理办法

第一条为规范河北省慈善总会（以下简称总会）档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定，结合总会实际，制定本办法。
第二条本办法所称档案，是指总会在履行职能活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。
第三条总会办公室负责宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律法规和标准规范，指导、监督本会档案管理工作。
第四条本会档案实行部门负责制，部门负责人为档案管理第一责任人，确保档案真实可靠、完整齐全，任何单位和个人不得据为己有或者擅自销毁。
第五条各部门依据本办法规定，在各自职能范围内做好档案工作。各部门档案管理人员负责本部门文件材料的归档、整理和移交工作，调离工作岗位时应当在离职前办理档案交接手续。
第六条总会文件材料可以分为文书类、项目类、会计类等三个大类，具体的归档范围和保管期限:
（一）总会成立、变更、备案等文件材料，永久保存。
（二）总会制定的各项规章制度、工作计划、总结等，短期保存。
（三）总会财务年度审计报告、会计凭证、会计账簿等，按照《河北省慈善总会财务管理办法》执行保存。
（四）总会重大活动图文记录、媒体报道等，长期保存。
（五）总会与其他社会组织、个人的合作协议、捐赠协议等，长期保存。
第七条文件材料的归档，应当符合以下要求：
（一）归档的文件材料应当齐全、完整，分类整理，按照时间顺序排列；装订结实、整齐；备考表填写真实、清楚；归档文件目录或者卷内文件目录明晰、准确。
（二）归档的文件材料中有照片或者复印件的，应当图文清晰。
（三）归档时间：文书材料于次年3月底前归档；项目文件材料在项目活动结束后1个月内归档；会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年，于次年3月底前归档；声像材料在办理完毕后随时归档；实物材料及时归档；电子文件按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38)的要求整理。
第八条档案按照下列规则进行分类编号：
（一）文书档案按照年度——问题进行分类，以件为单位，按年度——问题——保管期限排列编号。
（二）项目档案按照项目——时间排列编号。
（三）会计档案按照年度——类别（报表、账簿、凭证、其他）分类整理并排列编号。
第九条总会设立档案保管专柜，各部门明确专人负责档案管理工作。
为方便检索、查询，除文书档案外，本着“谁主管、谁制作”的原则，编制案卷目录，由各部门按要求管理档案。
办公室要采取有效的防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防磁等措施，确保档案的完整与安全。
第十条各部门应当组织成立档案鉴定工作小组，对已到期档案及时进行鉴定。对失去保存价值的档案，应当清点核对并编制档案销毁清册，经总会秘书长审批后按照规定销毁。
第十一条涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容的档案的保管、利用，应当按照国家有关法律法规规定办理。
第十二条违反国家有关规定，对档案有损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等情况的，应当依法追究相关人员责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第十三条本办法经2025年2月10日会长办公会通过并施行。